Meldung der Gäste an die Guardia Civil in der Region Murcia
Eigentümer und Betreiber von Ferienunterkünften in Murcia sind verpflichtet, die Daten ihrer Gäste an das spanische Innenministerium zu übermitteln. Diese Verpflichtung gilt grundsätzlich unabhängig davon, ob die Vermietung gewerblich oder als Privatperson erfolgt.
Die Meldung erfolgt heute nicht mehr über eine örtliche Polizeistation oder direkt bei der Guardia Civil in Murcia, sondern zentral über die staatliche Plattform SES.HOSPEDAJES des spanischen Innenministeriums.
1. Wo erfolgt die Anmeldung?
Die Registrierung erfolgt auf der elektronischen Plattform des spanischen Innenministeriums unter:
Sede Electrónica del Ministerio del Interior → Hospedajes y alquiler de vehículos → Registro de establecimientos y entidades
Zur Registrierung benötigt der Eigentümer beziehungsweise Betreiber:
ein spanisches digitales Zertifikat, zum Beispiel das Certificado Digital der FNMT, oder
einen Zugang über das spanische Cl@ve-System.
Der Registrierungsvorgang muss elektronisch unterschrieben und offiziell eingereicht werden. Nach erfolgreicher Anmeldung stellt das Innenministerium die Zugangsdaten für SES.HOSPEDAJES zur Verfügung. (sede.interior.gob.es)
2. Welche Unterkunft muss angemeldet werden?
Vor Beginn der Vermietung müssen der Betreiber und die jeweilige Unterkunft als Beherbergungsbetrieb in SES.HOSPEDAJES registriert werden.
Dabei werden unter anderem folgende Angaben benötigt:
Name beziehungsweise Firmenname des Betreibers
DNI, NIE oder CIF/NIF
Kontaktdaten
vollständige Adresse der Unterkunft
Art der Unterkunft
gegebenenfalls touristische Lizenznummer
Angaben zur verantwortlichen Person
Für jede Unterkunft wird anschließend ein eigener Eintrag beziehungsweise ein eigener Unterkunftscode angelegt.
Wichtig: Die Registrierung der Unterkunft bei SES.HOSPEDAJES ist nicht dasselbe wie die touristische Lizenz beziehungsweise die Registrierung als „Vivienda de Uso Turístico“ bei der Comunidad Autónoma de la Región de Murcia. Beide Verpflichtungen bestehen grundsätzlich nebeneinander.
3. Welche Gäste müssen gemeldet werden?
Es müssen grundsätzlich alle Personen erfasst werden, die in der Unterkunft übernachten.
Gäste ab 14 Jahren müssen einen Gästemeldeschein beziehungsweise „Parte de entrada“ unterschreiben. Bei Kindern unter 14 Jahren werden die Daten durch die begleitende volljährige Person angegeben. (BOE)
Zur Identifikation müssen die Gäste einen gültigen Ausweis oder Reisepass vorlegen beziehungsweise die entsprechenden Daten im Online-Check-in angeben.
4. Welche Daten werden benötigt?
Zu den zu erfassenden Angaben gehören insbesondere:
vollständiger Vor- und Nachname
Geburtsdatum
Geschlecht
Staatsangehörigkeit
Art und Nummer des Ausweisdokuments
vollständige Wohnanschrift
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Anreise- und Abreisedatum
Angaben zur Reservierung
Anzahl der Gäste
Zahlungsinformationen gemäß den gesetzlichen Vorgaben
Die Angaben müssen mit dem vorgelegten Ausweis oder Reisepass übereinstimmen. Für die Richtigkeit der übermittelten Daten ist grundsätzlich der Betreiber der Unterkunft verantwortlich. (BOE)
5. Wann müssen die Daten übermittelt werden?
Die Reservierungs- und Gästedaten müssen elektronisch über SES.HOSPEDAJES an das spanische Innenministerium übermittelt werden.
Die Kommunikation muss grundsätzlich innerhalb von 24 Stunden nach:
Erstellung beziehungsweise Bestätigung der Reservierung,
Änderung oder Stornierung der Reservierung sowie
Anreise beziehungsweise Check-in der Gäste
erfolgen.
Daher müssen die Gästedaten spätestens zum Zeitpunkt der Anreise vollständig vorliegen.
6. Müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
Professionelle Betreiber müssen ein digitales Gästeregister führen und die gesetzlich vorgeschriebenen Daten grundsätzlich drei Jahre ab Beendigung des Aufenthalts aufbewahren.
Personen, die die Vermietung nicht professionell ausüben, sind nach dem Real Decreto 933/2021 zwar von bestimmten Verpflichtungen zur Führung und Aufbewahrung eines eigenen Registers ausgenommen, müssen die vorgeschriebenen Daten jedoch trotzdem über SES.HOSPEDAJES melden. (BOE)
Unabhängig davon müssen die Datenschutzbestimmungen der DSGVO und des spanischen Datenschutzrechts eingehalten werden. Kopien von Ausweisdokumenten sollten nicht ohne eine konkrete Rechtsgrundlage dauerhaft gespeichert werden.
7. Kann eine Ferienvermietungsagentur die Meldung übernehmen?
Ja. Der Eigentümer kann eine professionelle Ferienvermietungsagentur oder einen bevollmächtigten Verwalter mit dem Online-Check-in und der Übermittlung der Gästedaten beauftragen.
Dabei sollte klar geregelt sein:
wer als Betreiber beziehungsweise „sujeto obligado“ registriert ist,
auf wessen Namen die Unterkunft in SES.HOSPEDAJES angemeldet wird,
wer die Gästedaten erhebt,
wer die Meldungen übermittelt und
wer für Rückfragen oder Kontrollen verantwortlich ist.
Auch wenn eine Agentur die praktische Durchführung übernimmt, sollte der Eigentümer sicherstellen, dass die Unterkunft korrekt registriert ist und alle Meldungen fristgerecht vorgenommen werden.
Zusammenfassung
Für eine Ferienunterkunft in Murcia sind folgende Schritte notwendig:
Digitales Zertifikat oder Cl@ve-Zugang besitzen.
Betreiber bei SES.HOSPEDAJES registrieren.
Jede Unterkunft einzeln als Beherbergungsbetrieb anmelden.
Gästedaten vor der Anreise über einen Online-Check-in erfassen.
Reservierungs- und Gästedaten fristgerecht an SES.HOSPEDAJES übermitteln.
Unterschriebene Meldescheine und erforderliche Register ordnungsgemäß verwalten.
Datenschutz und Aufbewahrungsfristen einhalten.
Bei einer vollständigen Verwaltung durch Rental Hero können die Registrierung der Unterkunft, der Online-Check-in sowie die laufenden Gästemeldungen zentral vorbereitet und durchgeführt werden.
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Die Plattform und ihre Zugänge finden sich im offiziellen Bereich „Hospedajes y alquiler de vehículos“ des spanischen Innenministeriums. (sede.interior.gob.es)